Czy pamiętasz źle utrzymany (francuski) samochód porucznika Colombo? Oto człowiek, który używał swojego prywatnego samochodu do podróży służbowych. Czy powinieneś zapewnić swoim pracownikom samochód lub dać im dodatek za przejechane kilometry? Obie opcje mają swoje wady i zalety. Przyjrzyjmy się temu.
Jak działają dodatki za przejechane kilometry?
Dodatki te działają według skali przedstawionej przez administrację* i aktualizowanej co roku. Przy ustalaniu stawek zwrotu kosztów bierze się pod uwagę liczbę koni mechanicznych w pojeździe i przebytą odległość. Dodatki za przejechane kilometry uwzględniają :
- koszt zakupu pojazdu i jego wyposażenia
- koszty paliwa
- roczna składka ubezpieczeniowa
- koszty utrzymania.
Stawki są dość interesujące. Na przykład, handlowiec, który przejeżdża 2000 km samochodem 4CV może otrzymać zwrot 986 euro (obliczenia na podstawie skali 2017).
Wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdu są wliczone w te świadczenia. Nie mogą one zatem być wypłacane przez przedsiębiorstwo dodatkowo za przejechane kilometry. Firma musi jednak ponieść dodatkowe koszty parkowania i opłat drogowych.
Zalety i wady
Po stronie pracodawcy: wypłacanie dodatku za przejechane kilometry zwalnia pracodawcę z odpowiedzialności za sam pojazd. Wybór ten pozwala firmie uniknąć płacenia podatku od pojazdów służbowych (do 4.000 euro rocznie). Ważne jest, aby te ulgi były odpowiednio uzasadnione, ponieważ zwroty wydatków są szczególnie ściśle nadzorowane przez organy podatkowe.
W istocie, ponieważ kwoty te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, mogą one stanowić dodatkowe wynagrodzenie niepodlegające opodatkowaniu.
Jeśli pracodawca chce ograniczyć wysokość dodatku, może ustalić pewne kryteria związane z pojazdem (np. refundacja na podstawie 4CV i nie powyżej). Pracodawca może również ocenić wyjazdy pod kątem zwrotu z inwestycji, aby ograniczyć wyjazdy o niskim zwrocie. Może ująć cały proces w ramy swojej polityki podróży.
Pod względem wizerunku firma jest uzależniona od wyborów swoich pracowników. W niektórych przypadkach osobisty pojazd pracownika jest po prostu niedostosowany do liczby lub charakteru podróży (w Colombo nie ma scen pościgów!). Pojazd może się zepsuć i z przyczyn technicznych uniemożliwić podróż.
Po stronie pracownika: jak już zaznaczyliśmy, dodatki te stanowią dodatkowy dochód, który nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jeśli handlowiec zdecyduje się na zakup nowego samochodu, może, dzięki opcji dodatków kilometrowych (które okazują się całkiem pokaźne), spłacić go dość szybko. Z drugiej strony, utrzymanie samochodu, który dużo jeździ może być kosztowne i stać się ciężarem. Pracownik powinien również rozważyć wykupienie profesjonalnego ubezpieczenia na wypadek takiego użytkowania swojego pojazdu.
W niektórych przypadkach pracownicy mogą nie chcieć lub nie być w stanie użyczyć swojego pojazdu do celów służbowych. Firma też może nie chcieć takiego rozwiązania, ponieważ woli kontrolować cały proces poprzez wybór i utrzymanie pojazdu dla swojej firmy. Jeśli tak jest, rozważ wyposażenie swoich mobilnych pracowników w kartę inteligentną, która pozwala na śledzenie i przetwarzanie wydatków w czasie rzeczywistym. W ten sposób możesz zoptymalizować podróże, ułatwić życie swoim pracownikom i zarządzać wszystkimi wydatkami.
*https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A11433
