CREAT SERVICES est une entreprise d’équipement, d’installation, de maintenance et de dépannage pour les cuisines professionnelles, intervenant depuis 30 ans sur la Gironde et les départements limitrophes.

Avec ses 30 collaborateurs sur les routes, les enjeux de gestion de frais professionnels sont importants.

Depuis l’année dernière le personnel de cette société, possédant notamment des véhicules utilitaires, est équipé de cartes C2A Flex.

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Mais comment était-ce avant ? Nous posons la question à M. Bernard Bak, dirigeant associé de l’entreprise.

« Avant l’introduction des cartes C2A la situation était très compliquée », raconte ce dirigeant. « Nos salariés avançaient les frais ou bien disposaient de l’argent de l’entreprise en liquide. Il fallait donc gérer une montagne de justificatifs et des fichiers Excel afin de procéder aux remboursements ou contrôler les dépenses réalisées. Nous avons toutefois constaté une résistance au changement malgré une perte de productivité réelle. »

La « résistance au changement est presque d’ordre culturel », nous confie M. Bak. Et il fallait bien un changement d’équipe comptable afin d’introduire la solution C2A « beaucoup plus simple d’utilisation et bien plus efficace ».

« Nous cherchions une solution permettant aux salariés d’utiliser directement les fonds de l’entreprise et donc ne pas avancer de l’argent, sans passer par l’utilisation du cash. La carte C2A répond parfaitement à ce besoin  et même plus !

Elle apporte de la souplesse et de l’efficacité aux utilisateurs puisqu’elle peut être utilisée comme une carte bancaire et régler tous les frais liés à notre activité professionnelle.  Elle s’adapte à mon personnel cadre et non-cadre  et permet de régler non seulement le carburant, le péage et les parkings mais aussi l’entretien des véhicules, l’achat du matériel ou des repas professionnels en cas de besoin. »

La solution C2A permet donc au personnel mobile de se concentrer sur son activité de vente, d’installation ou d’entretien du matériel cuisiniste et donc de fonctionner correctement.

Mais qu’en est-il de la gestion comptable ?

« Là aussi, nous sommes gagnants ! » se réjouit ce dirigeant. « La solution C2A a insufflé de la productivité dans la gestion comptable puisqu’elle simplifie le traitement des dépenses et automatise la gestion des notes de frais dans le respect de la législation française concernant les différents taux de TVA et leur gestion. Le comptable se focalise donc désormais sur l’essentiel et devient donc plus productif. »

Il est à signaler que CREAT SERVICES, comme tous les clients C2A Flex, a bénéficié d’une formation à l’outil de gestion de notes de frais, MyC2A Inpensa. Cet outil permet de simplifier et d’automatiser la gestion des notes de frais et, grâce à la prise des photos des tickets de caisse, d’éviter les oublis et les pertes de ces derniers.

MyC2A Inpensa s’adapte à la comptabilité de chaque client avec son catalogue comptable permettant de pré-remplir les articles et leurs taux de TVA. Les utilisateurs n’ont plus qu’à se laisser guider dans les choix définis et choisir celui qui correspond à leur dépense. Il en résulte un gain de temps important et l’allègement des tâches administratives souvent fastidieuses.

C2A peut donc être utilisée comme une carte bancaire professionnelle, mais elle est également une carte carburant efficace.

« Avant, nous avions une carte carburant d’un réseau privatif qui s’avérait peu pratique lors de nos déplacements. Or, avec C2A, mon personnel peut faire le plein absolument partout et n’a pas besoin de faire des détours. Je les oriente, bien évidemment, vers des stations les moins chères, que tout le monde peut découvrir sur son application MyC2A Check disponible sur le smartphone. »

Après une croissance extrêmement rapide, Creat Services connaît aujourd’hui quelques difficultés. Même dans ce contexte, C2A répond au besoin de transparence de dépenses engagées, leur validation en amont et vérification à posteriori. La solution permet également une gestion de trésorerie en temps réel sans bloquer des fonds, et permet donc à ses clients de budgétiser leurs dépenses en fonction des besoins du moment.

« La solution C2A est bien plus qu’une carte de paiement, elle est une carte bancaire paramétrable qui, grâce à ses services connectés, apporte de l’efficacité aux managers, aux comptables et aux salariés de l’entreprise. » conclut M. Bak, dirigeant de Creat Services.

Creat Services continue à utiliser la solution C2A sur les routes de la Gironde afin que son personnel puisse installer et réparer les cuisines professionnelles avec efficacité.