Voiture de fonction ou de service : quelle différence, qui paie le carburant, et quel impact fiscal en 2025 ? Vous êtes salarié, RH ou comptable et vous cherchez des réponses claires à ces questions ? C2A, leader en solutions et cartes de paiement pour entreprises, vous éclaire sur le sujet.
Au programme de cet article vous en apprendrez davantage sur les différences d’usage, le calcul de l’AEN au réel/forfait, les nouvelles obligations 2025, critères RH/finance, et les bonnes pratiques pour en maîtriser au mieux les coûts engendrés.
L’essentiel à retenir (pour les professionnels pressés)
Vous manquez de temps ? Voici le résumé opérationnel des décisions à prendre en 2025 autour des voitures de fonction et de service.
| Sujet |
À savoir (2025) |
Actions à mener |
| Fonction vs Service |
Fonction = usage pro + privé → avantage en nature (AEN). Service = usage pro seul. |
Formalisez une charte d’usage distincte. |
| Carburant |
Pro à la charge de l’employeur ; privé selon politique interne. |
Écrivez les règles de prise en charge pro/privé. |
| AEN 2025 (méthode) |
Réel (dépenses proratisées km privés) ou forfait (pourcentage). |
Choisissez la méthode par population de salariés. |
| AEN 2025 (taux clés) |
Achat : 15% ≤5 ans / 10% >5 ans (20%/15% si carburant privé pris en charge). Location : 50% (67% si carburant privé). Électrique : abattement 70% plafonné. |
Simulez AEN avant attribution/renouvellement. |
| Déclaration annuelle (nouveau) |
Voitures de fonction : type, durée de mise à dispo, km privés à déclarer avec la DADS. |
Installez un relevé mensuel des km privés. |
| Choix du véhicule |
Arbitrer besoin métier, TCO, CO₂/ZFE, fiscalité (AEN, malus). |
Fixez une grille par poste avec 3 scénarios (thermique/hybride/électrique). |
| Paiement & suivi mobilité |
Centraliser carburant, péages, parkings ; distinguer pro/privé. |
Déployez une carte flotte par véhicule et exigez le km au plein. |
| RH & paie |
AEN sur bulletin, net imposable ; avenant obligatoire, retrait non unilatéral. |
Mettez à jour modèles d’avenants + contrôle mensuel AEN. |
| Assurance & conformité |
Police au nom de l’entreprise, conducteurs secondaires déclarés, procédure accident/infractions. |
Tenez un tableau de bord sinistres + preuves (photos, constats, affectations). |
Voiture de fonction vs voiture de service : bien faire la distinction
Pour éviter les erreurs de traitement et les mauvaises surprises fiscales, il convient dans un premier temps de distinguer clairement les deux régimes d’usage en entreprise : voiture de fonction vs voiture de service. Voici des éclaircissements sur le sujet.
Voiture de fonction : usage professionnel et privé
Dans le cas du véhicule de fonction, il est mis à disposition de façon permanente et peut être utilisé hors temps de travail (soir, week-end, congés). Cet avantage en nature fait partie de la rémunération : il doit figurer au contrat (ou avenant) et ne peut être retiré unilatéralement. L’employeur en finance l’achat ou la location, l’assurance, l’entretien ; le carburant lié aux trajets professionnels est à sa charge, l’éventuel carburant privé dépend de la politique interne. A savoir que les amendes restent à la charge du conducteur identifié.
Voiture de service : usage strictement professionnel
Dans le cas du véhicule de service, il est, quant à lui, affecté aux missions de l’entreprise, sans usage privé (sauf domicile-travail explicitement autorisé par écrit). De plus, il n’est pas rattaché à un salarié en particulier, ne constitue pas un avantage en nature et peut être réattribué ou retiré librement par l’employeur selon les besoins du parc.
Le conseil d’expert de C2A : rédigez une charte véhicules unique qui précise : périmètre d’usage (pro/privé), règles domicile-travail, gestion du carburant privé/pro, procédure d’amendes, sinistres et retour de véhicule. Imposez également un journal des trajets privés pour les voitures de fonction, des plafonds et catégories de dépenses homogènes pour tous les véhicules, et un processus de preuve (factures, relevés, relevés km) ; vous sécurisez ainsi l’avantage en nature et évitez les requalifications
Fiscalité 2025 : comment évaluer l’avantage en nature
Après avoir distingué voiture de fonction (usage pro + privé) et voiture de service (usage pro seul), passons au chiffrage 2025 de l’avantage en nature (AEN) pour les voitures de fonction. Ici, l’employeur choisit l’évaluation au réel ou au forfait, avec des règles différentes selon achat ou location, et selon la prise en charge du carburant privé.
Deux méthodes d’évaluation
- Au réel : on part des dépenses effectives (assurance, entretien, etc.) et on proratise selon la part kilomètres privés / kilomètres totaux.
- Au forfait : on applique un pourcentage au coût d’achat (ou au coût global annuel en location : loyer + entretien + assurance). La prise en charge du carburant privé majore le forfait.
Véhicule acheté (forfait)
Quand l’entreprise achète la voiture de fonction, l’avantage en nature peut être évalué forfaitairement en pourcentage du coût d’achat TTC (base annuelle).
- Sans carburant privé pris en charge : 15 % si le véhicule a ≤ 5 ans / 10 % s’il a > 5 ans.
- Avec carburant privé pris en charge : 20 % (≤ 5 ans) / 15 % (> 5 ans).
Véhicule loué (forfait)
Si la voiture est louée (LDD/LOA), on applique un pourcentage au coût global annuel (loyers + entretien + assurance).
- Sans carburant privé pris en charge : 50 % du coût global annuel.
- Avec carburant privé pris en charge : 67 % du coût global annuel.
Véhicule 100 % électrique
Pour une voiture de fonction entièrement électrique, l’avantage calculé (réel ou forfait) bénéficie d’un abattement de 70 %, plafonné à 4 582 € par an, pour les véhicules mis à disposition à compter du 1ᵉʳ février 2025 (sous conditions réglementaires).
Impact paie et impôt
L’avantage en nature fait partie de la rémunération : il est soumis aux cotisations sociales (employeur/salarié) et imposable à l’impôt sur le revenu du salarié. Concrètement, il augmente l’assiette de paie et figure sur le bulletin au même titre que les autres avantages.
Le conseil d’expert de C2A : avant d’attribuer ou de renouveler un véhicule, simulez l’AEN (avantage en nature) en réel vs forfait (achat vs location, avec/sans carburant privé) et conservez la preuve de la date d’attribution qui détermine le régime applicable. Mettez en place un journal des kilomètres privés, une procédure de scission carburant pro/privé et informez le salarié de l’impact net paie. Enfin, fixez des critères CO₂ dans votre politique pour éviter des surcoûts annexes.
Nouvelles obligations déclaratives (2025)
Depuis le 1ᵉʳ février 2025, les entreprises doivent déclarer annuellement les voitures de fonction utilisées à titre privé : type de véhicule, durée de mise à disposition et kilométrage personnel. La transmission s’effectue en même temps que la DADS.
Ce qui change
Pour les véhicules de fonction mis à disposition depuis le 1ᵉʳ février 2025, une déclaration annuelle des usages à titre privé devient obligatoire et s’intègre au cycle paie–fiscalité.
Ce qu’il faut déclarer
Indiquez le type de véhicule, la durée de mise à disposition sur l’année et le kilométrage personnel (usage privé hors déplacements strictement professionnels).
Quand et comment déclarer
La transmission s’effectue en même temps que la DADS. Établissez une procédure interne (collecte mensuelle, validation RH/paie/finance) et un modèle de tableau standard.
Bonnes pratiques de preuve
Conservez journal de bord ou méthode d’estimation objectivée, factures (carburant, péages), affectations de véhicules et relevés consolidés. Archivez-les dans un dossier annuel “véhicules de fonction”.
Assurer la cohérence avec l’AEN
Vérifiez que les données déclarées (km privés, périodes) coïncident avec la méthode retenue pour l’avantage en nature (réel/forfait) afin d’éviter écarts paie–fiscalité.
Le conseil d’expert C2A : pour vous adapter aux nouvelles réglementations, instituez un rituel mensuel : relevez les km privés (journal de bord ou estimation normée), réconciliez km, carburant et péages par véhicule, puis validez et figez les données (horodatage/versioning). Alignez-les avec la méthode d’avantage en nature retenue (réel/forfait) et gardez une piste d’audit (pièces, affectations, périodes). Enfin, faites un pré-bilan trimestriel pour anticiper la DADS, corriger tôt les écarts (changement de conducteur, erreurs de saisie) et sécuriser la cohérence paie–fiscalité.
Choisir la voiture de fonction : critères RH & finance
Après avoir cadré l’avantage en nature et les obligations déclaratives, vient l’étape décisive : attribuer le bon véhicule de fonction. L’enjeu est double : répondre au besoin métier des équipes tout en maîtrisant le coût complet et la conformité.
Usage et besoins métier
Définissez des profils d’usage : kilomètres/an, type de trajets (urbain, interurbain, ZFE), besoin de chargement (VP vs VUL), image de représentation (cadres commerciaux, direction). Ajustez gabarit, autonomie (EV/PHEV/thermique) et équipements sécurité/connectivité au contexte réel d’utilisation.
Coûts et TCO
Raisonnez en coût total de possession (achat/LOA/LDD, entretien, pneus, assurance, énergie, fiscalité, revente). Intégrez les valeurs résiduelles, les éco-contributions/malus et l’AEN côté salarié. Comparez des scénarios à 36/48 mois pour objectiver le choix.
RSE et contraintes réglementaires
Alignez le mix énergétique sur vos objectifs RSE : émissions de CO₂, accès ZFE, plan de déploiement de bornes. Tenez compte des incitations (bonus, abattements EV sur l’AEN) et des restrictions locales pour garantir la continuité d’activité.
Le conseil d’expert de C2A : avant d’acheter ou louer un véhicule de fonction, standardisez une grille par catégorie de poste (usage, ZFE, budget TCO, seuil CO₂). Pour chaque catégorie, préparez trois scénarios (thermique/hybride/électrique) avec AEN et malus simulés, puis associez un profil de carte (plafonds, marchands autorisés, géofencing, règle carburant pro/privé). Vous sécurisez ainsi coûts, conformité et expérience conducteur dès le jour 1.
Carburant, recharges et trajets : payer sans avances et suivi
Pour les trajets professionnels, l’employeur prend en charge carburant et frais de mobilité. Pour éviter avances de frais, tickets perdus et retards de remboursement, centralisez les paiements avec une carte dédiée, idéalement une carte flotte par véhicule, afin d’obtenir une facture unique et un suivi en temps réel.
Carburant & mobilité (thermique/hybride)
Utilisez une carte acceptée pour carburant, péages, parkings, lavages. Exigez la saisie du kilométrage à chaque plein pour rapprocher litres et kilomètres, détecter les anomalies, planifier l’entretien et affecter correctement les coûts (centre de coûts/projet).
Recharge électrique : règles pro/privé
Précisez la prise en charge sur site (borne d’entreprise) et hors site (bornes publiques/domicile) : preuves attendues, tarif kWh indemnisé, périodicité de déclaration et ventilation pro/privé. Côté paie, rappelez l’abattement de 70 % (plafond 4 582 €/an) sur l’avantage en nature des VE 100 % (véhicules mis à disposition depuis le 1ᵉʳ février 2025), l’électricité prise en charge n’étant pas intégrée au calcul.
Le conseil d’expert de C2A : attribuez une carte flotte par véhicule avec filtres marchands (MCC), plafonds et géorestrictions. Rendez obligatoire la saisie du kilométrage au paiement, distinguez “recharge publique” (tracée) et “domicile” (indemnisée sur justificatif), puis exportez mensuellement un jeu litres/kWh ↔ km ↔ coûts pour contrôler la consommation, sécuriser l’AEN et fiabiliser vos imputations comptables.
RH & paie : contrat, retrait, impact net imposable
Après l’attribution et la fiscalité, place au cadre RH & paie : c’est lui qui évite les litiges et les écritures correctives.
Contrat & retrait
La voiture de fonction est un avantage en nature contractualisé (contrat/avenant) : ici donc, pas de retrait unilatéral. Pensez donc à préciser son usage privé, ses conditions de reprise (mobilité, fin de contrat), ses responsabilités (franchises, sinistres, amendes) et le conducteur secondaire déclaré à l’assurance.
Paie & fiscalité
L’AEN (avantage en nature) est soumis à cotisations et ajoute au net imposable (contrôle par le salarié sur la 2042). Décrivez-en la méthode d’évaluation (réel/forfait, achat/location, carburant privé) et alignez RH–Paie–Fiscal via un contrôle mensuel.
Le conseil d’expert de C2A : diffusez un kit mobilité au sein de votre entreprise (annexe véhicule, règles carburant pro/privé, procédure amendes/sinistres, modèle avenant) et un calendrier de contrôles : rapprochement mensuel AEN–km privés, revue trimestrielle des avenants et rappel des règles aux bénéficiaires. Vous réduirez ainsi les litiges, sécurisez la paie et accélérez les clôtures.
Compliance & assurance
Après le cadrage RH/paie, pensez à verrouiller le socle conformité–assurance de votre voiture de fonction pour limiter les risques financiers et juridiques.
Police & périmètre d’usage
Souscrivez une police au nom de l’entreprise avec des garanties adaptées (conducteur, dommages, assistance) et, si vous l’autorisez, déclarez les conducteurs secondaires. Cadrez par écrit les usages privés, les zones/pays autorisés, les franchises, ainsi que la prise en charge des réparations et des immobilisations.
Accidents, infractions & preuves
Définissez une procédure accident simple et connue : constat et photos sur place, dépistage si requis, déclaration à l’assureur sous cinq jours. Pour les infractions, identifiez systématiquement le conducteur dans le délai légal et archivez les preuves (affectation du véhicule, planning, briefs sécurité).
Suivi récurrent & prévention
Pilotez la sinistralité en suivant fréquence et gravité, mises en regard de la saison, des trajets et des affectations. Déclenchez des actions correctives ciblées (briefings, éco-conduite, ajustement des règles d’usage) et renégociez, si nécessaire, franchises et garanties.
Le conseil d’expert de C2A : mettez en place un tableau de bord mensuel croisant données carburant (volumes, horaires, lieux) et registre des incidents/infractions. Définissez des seuils d’alerte (pleins hors zone, pleins nocturnes répétés, surconsommations) et une revue trimestrielle avec RH–HSE–Assurance pour décider : rappel des règles, formation ciblée, ou changement de véhicule/profil d’usage.
En 2025, la voiture de fonction reste un atout d’attractivité non négligeable mais son cadre fiscal évolue.
En distinguant clairement fonction/service, en calculant l’AEN correctement et en outillant la dépense, vous évitez les surprises budgétaires liées à son usage.
Et avec la carte carburant et la carte flotte C2A, vous supprimez les avances, séparez pro/privé, maîtrisez l’AEN et accélérez l’export comptable. Parlez-en dès à présent à un conseiller C2A : lancez un pilote sur trois profils et mesurez immédiatement l’impact sur vos coûts de mobilité et votre conformité légale !
