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Gérer vos comptes • Comptabilité • novembre 22, 2024 • 5 min
Nicolas - Responsable Marketing & Communication
La hausse des prix des carburants impacte lourdement le budget des entreprises, notamment dans le secteur du transport. Entre 2016 et 2022, le prix du gazole a pratiquement doublé. Brent à la hausse, euro faible, crise ukrainienne, inflation…les raisons de cette hausse des prix sont multiples et la tendance n’est pas prête de s’inverser.
Dans ce contexte, il devient prioritaire de maîtriser les frais de déplacement et d’optimiser la gestion des comptes. Nous vous donnons les clés pour vous aider à mieux gérer votre comptabilité carburant et améliorer les performances financières de votre entreprise.
Comptabiliser les dépenses de carburant, c’est avant tout se donner les moyens de mieux connaître les données de consommation pour faire des économies et réduire les risques liés à une mauvaise gestion.
Vos véhicules sont-ils réellement utilisés pour des déplacements professionnels ? Quels sont les véhicules les moins efficaces de votre flotte ? Vos salariés ont-ils un style de conduite souple ?
Pour y voir plus clair, vous devez comptabiliser le nombre de kilomètres parcourus par chaque véhicule, la consommation, le prix d’achat du carburant ou encore la fréquence d’achat de carburant.
Connaître les réponses à ses questions permet de prendre les bonnes décisions pour faire des économies. Et comme le dit l’adage, “les petits ruisseaux font les grandes rivières”.
Réaliser des économies sur vos dépenses carburant passe par une accumulation de petites mesures de bon sens. Mais pour cela, encore faut-il connaître les données du problème.
Une mauvaise gestion comptable des frais professionnels liés aux déplacements peut entraîner des risques financiers et opérationnels significatifs pour l’entreprise :
Maintenant que vous avez les idées claires sur la nécessité d’optimiser la gestion de votre comptabilité carburant, vous souhaitez savoir comment faire. Nous vous présentons les différentes méthodes de gestion, les erreurs à éviter et les logiciels pour vous faciliter la tâche.
Pour faire simple, il existe 3 méthodes de gestion, que nous classons de la plus rudimentaire à la plus sophistiquée :
Quelle que soit la méthode de gestion choisie, vous devez veiller à éviter certaines erreurs dans la gestion de votre comptabilité carburant:
Il existe sur le marché de nombreux logiciels pour optimiser vos coûts de gestion liés à votre flotte de véhicules. Voici les principaux critères à évaluer pour faire le bon choix :
Les fonctionnalités peuvent être très étendues sur certains logiciels. En plus de la gestion de la consommation carburant, vous pourriez avoir besoin de :
De plus, certains logiciels sont conçus spécialement pour répondre à des besoins sectoriels (par exemple, pour les entreprises du transport et de la logistique).
Certains logiciels sont adaptés à de petites flottes de véhicules, tandis que d’autres ne sont pertinents qu’à partir d’un nombre plus élevé. Ce qui est valable pour une entreprise ne l’est pas forcément pour une autre.
La plupart du temps, ces services sont facturés de manière annuelle en fonction du nombre de véhicules gérés. Mais il existe aussi des offres tarifaires sur mesure qui peuvent s’avérer plus rentables.
Pour vous aider à réduire vos dépenses en carburant, nous vous proposons un plan en 4 étapes, de l’analyse jusqu’à la prise de décisions.
Chaque véhicule de votre flotte émet des données précises que vous pouvez collecter (notamment grâce au tracking GPS) pour estimer votre consommation totale de carburant et agir sur les bons leviers pour la réduire.
Les principales données à collecter sont :
Vos factures constituent une source d’informations précieuses pour analyser vos données de consommation. Commencez par les vérifier : vous vous assurerez ainsi qu’elles ne comportent pas d’erreurs, et vous connaîtrez la consommation moyenne de votre flotte ainsi que le coût moyen par litre.
Si vous estimez que vous payez trop cher, vous pouvez demander à renégocier vos tarifs, voire changer de fournisseur. Sachez que certains réseaux de pétroliers vous permettent de bénéficier de remises : pour les entreprises de transport, grandes consommatrices de carburant, ce point peut générer des économies substantielles.
Nous l’avons vu précédemment, un suivi comptable rigoureux de votre consommation de carburant est essentiel. Vous avez tout intérêt à équiper votre comptabilité d’un outil de gestion adapté à vos besoins : c’est la clé pour simplifier et affiner votre comptabilité carburant.
La finalité de votre démarche est de réduire vos dépenses. Et pour ce faire, il faut prendre les décisions qui s’imposent : optimiser les itinéraires de vos tournées, limiter la vitesse sur autoroute, traquer les fraudes, encourager vos salariés à adopter une conduite souple, réviser les règles de maintenance, etc.
Même si vous ne pouvez réduire votre consommation de carburant, il existe des mesures pour réduire vos dépenses, notamment en choisissant une carte carburant qui répond à vos besoins et vous donne accès à un réseau de distributeurs qui vous soutiennent dans votre activité.
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