La carte carburant est un outil incontournable pour les entreprises disposant d’une flotte de véhicules de transport, de fonction ou de service. Offrant aux chauffeurs et aux collaborateurs la possibilité de régler leur carburant sans avoir de frais à avancer, la carte carburant permet également aux entreprises de bénéficier de prix à la pompe négociés et d’optimiser la gestion de leur budget carburant.
Toutefois, avec les nombreuses cartes carburant disponibles sur le marché, choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise s’avère complexe. Nous vous présentons 5 critères essentiels à prendre en compte dans le choix de votre carte carburant :
- Un réseau de stations-service étendu et adapté à vos besoins
- Les types de carburants disponibles
- La gestion des dépenses
- Les modalités de paiement
- Les avantages complémentaires
1. Un réseau de stations-service étendu et adapté à vos besoins
Le réseau de stations-service est un critère crucial à considérer lors du choix d'une carte carburant. Chaque entreprise a des besoins différents en matière de déplacements : si vous opérez une zone géographique limitée ou, au contraire, si vos véhicules se déplacent fréquemment dans toute la France, voire à l’étranger, votre besoin en couverture réseau n’est pas le même.
La France compte plus de 11 000 stations-service en activité, mais toutes ne sont pas partenaires d’un fournisseur de carte carburant. En Europe, bien que la donnée soit éparse, leur nombre est estimé à plus de 70 000. C’est pourquoi il faut s’intéresser de près au réseau couvert par une carte carburant d’entreprise. Certaines couvrent moins de 1000 stations et uniquement en France, tandis que d’autres proposent un réseau de plus de 5000 stations partenaires et couvrent aussi toute l’Europe.
Au-delà du nombre de stations-service composant le réseau, il est indispensable que leur emplacement géographique corresponde à vos trajets les plus fréquents pour éviter à vos salariés de perdre du temps à faire des détours.
La qualité de la carte s’apprécie également en fonction d’autres critères tels que l’accès à des pistes pour poids lourds, les horaires d'ouverture des stations-services et la fourniture de services annexes, comme par exemple :
- L’entretien des véhicules (vidange, pneumatiques, lavage, fluides…)
- Le paiement des frais de péage
- Le parking
- L’achat de produits ou services en boutique
- L’achat de carburant alternatif comme le gaz ou l’électrique
Ces services contribuent à une plus grande facilité d’usage pour les salariés et permettent un meilleur suivi des véhicules, ce qui se traduit par des économies à moyen et long terme.
2. Les types de carburants disponibles
Vous avez une flotte de véhicules poids lourds fonctionnant au diesel ? Des véhicules utilitaires qui acceptent aussi bien le SP95 que le SP95-E10 ? Des voitures anciennes ou de “haute performance” qui requièrent du SP98 ? Ou peut-être des véhicules électriques ou fonctionnant au gaz naturel ?
Au-delà de l’étendue du réseau de stations-service et des services annexes qu’elles fournissent, il faut prendre en compte les types de carburant qui y sont disponibles. C’est un critère prioritaire pour que vos chauffeurs trouvent facilement un carburant adapté aux véhicules qui composent votre flotte.
3. La gestion des dépenses
Une carte carburant d’entreprise est un avantage indéniable pour les collaborateurs qui en bénéficient, mais c’est aussi un atout précieux pour optimiser la gestion des dépenses liées au carburant.
Pour bien choisir votre carte carburant, vous devez prêter attention aux outils de gestion mis à disposition par le prestataire. La solution idéale consiste à disposer d’une facturation simplifiée permettant de récupérer une partie des droits d’accises, d’une plateforme Web et d’une application smartphone.
Une facturation unique et des avantages fiscaux
Plutôt que de devoir traiter une liste interminable de notes de frais, la carte carburant d’entreprise donne lieu à une facture unique pour l’ensemble de vos véhicules. Un gain de temps considérable pour vos services administratifs et comptables !
De plus, il est important de choisir une carte carburant permettant de récupérer facilement la TVA ainsi qu’une partie de vos droits d’accises (taxes sur le carburant). Ce critère conditionne les délais de remboursement de la TVA et des droits d’accises. L’impact sur la gestion des liquidités de votre entreprise peut être considérable.
Une plateforme Web pour maîtriser les coûts et augmenter la productivité
L’avantage principal d’un outil de gestion en ligne est de centraliser toutes les dépenses réalisées avec vos cartes carburant sur une seule plateforme Web. Celle-ci doit simplifier la gestion de vos cartes et des dépenses associées.
Les fonctionnalités varient d’une plateforme à l’autre, voici les deux principales pour votre entreprise :
- Paramétrage des cartes carburant : en définissant des plafonds journaliers, hebdomadaires ou mensuels ou encore en bloquant l’usage en soirée ou le week-end, vous évitez d’éventuels abus et gagnez en visibilité sur vos dépenses. Certaines plateformes donnent la possibilité de mettre en place une alerte (en cas de dépassement d’un seuil) ou de réguler certains usages avec finesse. Par exemple, vous pouvez définir des catégories de dépense autorisées pour chaque salarié (carburant, hôtel, parking, péages…) et sur des périodes définies (semaine, week-ends)
- Suivi des dépenses : piloter son budget “déplacements” peut s’avérer difficile, tant les usages varient d’un salarié à un autre, ou en fonction de la période de l’année. Les meilleures plateformes mettent à disposition des rapports de consommation détaillés pour vous aider à comprendre les habitudes de conduite de vos employés.
Interview : la meilleure maîtrise budget avec la solution C2A
Une application smartphone pour simplifier l’expérience collaborateur
Les outils de gestion peuvent également profiter aux salariés. Les meilleures cartes carburant sont complétées par une application smartphone permettant de consulter le solde disponible, se géolocaliser et trouver la station-service la plus proche, déclarer des notes de frais, etc.
Ces fonctionnalités permettent aux chauffeurs de gérer leurs dépenses efficacement en régulant leurs usages. C’est aussi un moyen d'améliorer la productivité en réduisant le temps consacré à la gestion manuelle des notes de frais. Les salariés peuvent se concentrer sur leur cœur de métier !
4. Les modalités de paiement
Le choix de votre carte carburant doit prendre en compte les modalités de paiement possibles. En effet, chacune présente des avantages et des inconvénients, à vous de choisir ce qui est pertinent pour votre entreprise :
- Le prélèvement : les dépenses sont automatiquement prélevées sur le compte bancaire de l'entreprise chaque mois. Cette option est très pratique : elle permet de simplifier la gestion des factures et d'éviter les retards de paiement mais cela peut vous causer des problèmes de trésorerie.
- Le paiement en alimentant au préalable un compte bancaire auquel est rattaché la carte : cette modalité impacte aussi votre trésorerie, mais elle présente un avantage important : vous n’avez plus à vous préoccuper du paiement d’une grosse facture de carburant, celle-ci est payée au fil de l’eau.
- Le virement : c’est l’option offrant le plus haut niveau de flexibilité car l’entreprise contrôle le moment et le montant des paiements. Mais cette modalité peut être fastidieuse car elle implique de générer manuellement chaque paiement et de les suivre individuellement.
- Le paiement par carte bancaire : option la plus courante, la carte de paiement offre un niveau élevé de commodité pour les conducteurs et les gestionnaires de flotte. Cependant, cela peut également entraîner des coûts supplémentaires, tels que des frais de transaction.
Dans tous les cas, assurez-vous de comprendre les modalités de paiement proposées par votre fournisseur, notamment les frais et les pénalités éventuels.
5. La fidélité récompensée : les avantages complémentaires
Chaque offre de carte carburant est accompagnée d’avantages complémentaires, tant pour votre entreprise que pour vos salariés. Ces avantages prennent des formes variées (cadeaux, programmes de fidélité et réductions sur le carburant, offres spéciales…) et peuvent faire une différence significative sur votre budget carburant annuel. Il est donc important de bien les évaluer en fonction des besoins de votre entreprise. Prudence toutefois : ces avantages cachent parfois des coûts indirects…lisez bien les petites lignes du contrat !
De plus, au-delà des frais liés aux déplacements professionnels, les cartes carburant constituent des avantages en nature pour les salariés. Il est donc pertinent de choisir une carte carburant en prenant cet aspect en considération : vos salariés seront ravis d’avoir une carte qui améliore leur quotidien.
