Le remboursement des frais de déplacement peut s’avérer complexe à gérer pour les employeurs : entre les nombreuses dispositions légales à respecter et le traitement des justificatifs fournis par les salariés, une gestion administrative bancale peut vous faire perdre du temps et de l’argent.
Mais pour commencer, de quoi parle-t-on ?
Les frais de déplacement représentent l’ensemble des dépenses effectuées par les salariés dans le cadre d'un déplacement professionnel et dans l'intérêt de l'entreprise. Ils ne doivent pas être confondus avec les avantages en nature et les frais d’entreprise.
Dans cet article, nous synthétisons pour vous les règles encadrant le remboursement des frais professionnels :
Enfin, nous vous présentons les avantages de la carte C2A pour simplifier la gestion du remboursement des frais de déplacement de vos salariés.
On distingue 2 catégories de frais de déplacement remboursables :
Les frais de transport rassemblent les dépenses engagées par les salariés pour se déplacer, soit avec leur véhicule personnel, soit en utilisant un transport en commun ou en louant un véhicule.
Les trajets domicile-travail sont effectués en dehors du temps de travail et ne constituent pas des déplacements professionnels. Ils font l'objet de dispositions particulières dans le code du travail :
Lorsqu'un salarié est amené à utiliser son véhicule personnel dans le cadre d'un déplacement professionnel (en dehors des trajets domicile-travail), plusieurs dépenses ont vocation à être remboursées :
Un salarié peut être amené à réaliser des dépenses professionnelles pour se déplacer sans pour autant utiliser son véhicule personnel :
Les salariés en déplacement peuvent être contraints de prendre leur repas au restaurant, voire de dormir à l’hôtel. Dans ce cas, on distingue les “petits déplacements” et les “grands déplacements” :
Lorsqu’un salarié est amené à réaliser un déplacement professionnel, son employeur doit l’en informer au moins 48 heures à l’avance, voire davantage lorsqu’il s’agit d’un déplacement plus important. Respecter ce délai de prévenance est indispensable pour permettre au salarié d’organiser sa vie personnelle.
L’employeur est tenu de rembourser intégralement les frais professionnels avancés par ses salariés, à moins que le contrat de travail n’en dispose autrement. En effet, il est possible de laisser cette charge aux salariés, moyennant le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance.
Il est à noter que les remboursements effectués, le cas échéant, peuvent être déduits de l’assiette de cotisations de sécurité sociale ainsi que de l’assiette de la CSG et de la CRDS.
Deux options s’offrent à l’employeur pour le remboursement des frais professionnels :
Pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales, l’employeur doit conserver ces justificatifs et être en mesure de démontrer que les frais remboursés ont été effectués dans l’intérêt de l’entreprise.
Ces allocations forfaitaires sont exonérées de cotisations sociales, dans la limite des plafonds d’exonération fixés et revalorisés chaque année. Dans cette hypothèse, l’employeur n’a pas à justifier les frais professionnels avancés par ses salariés.
En cas de non-respect des règles relatives au remboursement des frais professionnels, l’employeur s’expose à une contravention de quatrième classe, en plus du versement de dommages et intérêts au salariés lésé.
Le Code du travail n’impose pas de délai à l’employeur et aux salariés en matière de remboursement des frais. Toutefois, le bon sens prévaut : le salarié est tenu de transmettre sa note de frais dans un “délai raisonnable” (et inférieur à 3 ans). De même, l’employeur est tenu d’effectuer le remboursement dans un “délai raisonnable”. En pratique, l’employeur rembourse les frais en fin de mois, à la date de paiement du salaire.
Par ailleurs, méconnaître les règles de remboursement expose l’entreprise à des sanctions civiles, administratives et pénales, qui peuvent être prononcées par l’URSSAF à la suite d’un contrôle.
Un litige lié au remboursement de frais professionnels peut porter sur le non-respect de la politique des dépenses, l’absence de justificatifs ou encore le non-respect des délais de soumission des notes de frais.
En toute hypothèse, la voie de la négociation est toujours préférable. L’employeur comme les salariés ont tout intérêt à vérifier si les dépenses sont justifiées ou non, et à discuter pour trouver une issue amiable. Malheureusement, il arrive que le dialogue soit rompu et que la seule possibilité soit judiciaire.
Si les parties ne trouvent pas de solution, le salarié peut rompre unilatéralement le contrat de travail, en cherchant à faire reconnaître les torts exclusifs de l’employeur. On distingue la prise d’acte de la rupture du contrat de travail et la résiliation judiciaire, cette dernière reposant sur une décision du conseil des prud’hommes.
C2A simplifie la gestion des frais de déplacement. Avec la carte C2A, vous bénéficiez de tous les avantages d’une carte carburant et d’une carte bancaire. Cette solution multi-services vous permet de répondre à tous les besoins de vos salariés lors de leurs déplacements professionnels tout en simplifiant la gestion administrative.
De plus, vous bénéficiez d’une facture mensuelle unique sur l’ensemble des dépenses effectuées dans le réseau de partenaires C2A. Adressée au format électronique, cette facture facilite vos démarches de récupération de TVA et des taxes sur le carburant.
Vous bénéficiez d’un espace web en ligne pour consulter et télécharger tous vos fichiers de facturation, en format pdf ou sous excel.