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Calcul des frais de déplacement d'un chauffeur routier

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Nelly - Responsable de la rédaction

Depuis décembre 2023, les frais de déplacement des chauffeurs routiers ont augmenté de 5 % (source : astr.fr). L’application de cette revalorisation est obligatoire pour l’ensemble des entreprises de transport routier. Afin de payer les chauffeurs routiers le prix le plus juste, il est impératif de comprendre et de maîtriser le calcul des frais de déplacement. Dans cet article, nous vous présentons les différents types de frais à prendre en compte ainsi que les méthodes de calcul à appliquer.

Les différents types de frais à prendre en compte

Certains frais sont réglementés par un tableau par la convention du secteur du TRM (Transport Routier de Marchandises) et du secteur du déménagement. C’est le cas des frais de repas et d’hébergement. D’autres frais sont à calculer de façon interne grâce aux justificatifs fournis par les chauffeurs routiers.

Les frais de repas

Il existe 3 principaux types de frais de repas :

  • Indemnité de casse-croûte : ce frais correspond au petit-déjeuner. Il est attribué aux conducteurs qui commencent leur service avant 5:00 le matin et qui travaillent plus de 5 heures d'affilée. Elle s’élève à 8,65 € (avril 2024).
  • Indemnité de repas : elle dédommage aussi bien les conducteurs en poste lors du déjeuner (de 11:45 à 14:15) qu’au moment du dîner (de 18:45 à 21:15). Son montant est de 15,96 € (avril 2024).
  • Indemnité de repas unique de nuit : cette indemnité spéciale s’applique aux conducteurs qui sont en poste pendant au moins 4 heures d’affilée sur la plage horaire de 22:00 à 7:00. Son montant est de 9,57 € (avril 2024).

Ces montants sont des montants minimum à verser aux salariés du secteur du transport de marchandises. Il est interdit de verser un montant inférieur, mais il est possible de verser un montant supérieur en fonction des conditions et de la région dans laquelle le déplacement est effectué.

Les frais d'hébergement

Dans le cas où un chauffeur routier ne pourrait pas revenir au lieu de prise de poste avant la fin de la journée, une indemnité de découcher s’applique. Ces frais portent le nom de Grand déplacement. Ils correspondent au cumul du prix d’une nuitée ainsi qu’au coût du casse-croûte (petit-déjeuner) et d’un ou deux repas.

Le montant de l’indemnité d’hébergement en avril 2024 est de :

  • 51,02 € (un découcher et un repas)
  • 66,98 € (un découcher et deux repas)

Le nombre de repas indemnisés dépend de l’amplitude horaire du grand déplacement. En cas de nuitée à Paris ou dans la petite couronne, une majoration de l’indemnité est possible. Pour les grands déplacements à l’étranger, une majoration de 18 % s’applique. Les montants de cette indemnité correspondent à ceux fixés par la convention. Ils changent chaque année ! Certaines entreprises peuvent adopter une convention interne avec des indemnités plus élevées.

Les frais de déplacement des chauffeurs routiers représentent une part importante du budget. En effet, 5 à 7 % des frais des transporteurs sont dédiés à la gestion de ces indemnités. Il est donc important pour les professionnels de bien gérer les horaires et les distances de déplacement afin d’optimiser ces frais au maximum.

 Les frais de carburant

En général, les frais de carburant ne sont plus avancés par les employés. Les cartes de carburant ont largement simplifié le travail à réaliser en comptabilité. N’oubliez pas d’inclure les frais de carburant dans vos calculs de rentabilité.

Les frais de péage

Les véhicules destinés au transport de marchandises utilisent très souvent les réseaux d’autoroutes en France et à l’étranger. Cette utilisation donne lieu à des frais de péage. Ces derniers représentent une part importante des dépenses de l’entreprise. Grâce aux abonnements de télépéage spécial poids lourds, il est possible de réduire au maximum les frais de péage.

Les frais de stationnement

Ces frais sont plus occasionnels et donnent lieu à l’établissement d’une note de frais par le conducteur. En général, le stationnement des poids lourds sur les aires de repos du réseau autoroutier français est gratuit.

Les frais de lavage

Il n’existe pas d’indemnité spécifique pour le lavage des véhicules des chauffeurs routiers. Le lavage du poids lourd est pris en charge par la société de transport, soit en sous-traitance soit en interne.

Comment calculer les frais de déplacement ?

Il existe deux méthodes de calcul des frais de déplacement. Il est important de les maîtriser afin d’optimiser la fiscalité de l’entreprise.

 La méthode des frais réels

La méthode des frais réels est la méthode par défaut. Si vous n’effectuez aucune démarche auprès des impôts, vous devrez fournir un relevé de vos charges facture par facture et ticket par ticket dans le but de justifier les dépenses de l’entreprise. Dans ce cas, toutes les indemnités et tous les frais cités ci-dessus sont à prendre en considération.

Cette méthode est la plus utilisée dans le cadre du transport routier. En effet, les véhicules étant inscrits dans le patrimoine de la société, la déduction des amortissements y est plus avantageuse.

La méthode du barème kilométrique

La méthode du barème kilométrique est surtout avantageuse dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule privé dans le cadre professionnel. Dans ce cas, le forfait est calculé suivant un barème kilométrique. En plus du montant forfaitaire, les frais de péage, de stationnement, de lavage et de réparation sont déduits du calcul.

 Les justificatifs à conserver

Les justificatifs à conserver obligatoirement pour un chauffeur routier afin de permettre le calcul des frais de déplacement sont :

  • Les justificatifs d’achat des repas et casse-croûtes,
  • les factures d’hôtel ou d’hébergement en cas de grand déplacement,
  • les tickets de stationnement,
  • les tickets de péage,
  • la facture de carburant,
  • les factures de lavage ou de réparation en cas d’accident.

Les règles fiscales à connaître

 Les avantages fiscaux pour les chauffeurs routiers

Les poids lourds bénéficient d’avantages fiscaux, notamment sur le prix du carburant. L’avantage obtenu par les chauffeurs routiers est une exonération de la Taxe Intérieure sur la Consommation des Produits Énergétiques (TICPE). Néanmoins, cette exonération devrait se transformer petit à petit en une réduction puis à un retour au tarif normal de la TICPE pour les chauffeurs de poids lourds d’ici à 2030.

Les règles fiscales pour les employeurs

Il existe plusieurs taxes qui s’appliquent aux employeurs dans le domaine du transport routier en France. La plus importante est la taxe annuelle sur les véhicules lourds de transport de marchandises. Cette taxe, autrefois appelée taxe à l’essieu, doit être payée par les sociétés pour chaque poids lourd d’au moins 2 essieux et d’un poids supérieur ou égal à 12 tonnes. Le montant de cette taxe varie de 16 € pour un camion semi-remorque de 12 tonnes à deux essieux jusqu’à 932 € pour un camion semi-remorque de plus de 39 t à 2 essieux et à suspension non-pneumatique (source : service-public.fr avril 2024).

En plus de cette taxe, d’autres règles fiscales s’appliquent :

  • l’écotaxe,
  • la taxe de circulation (Union européenne) ou vignette dans certains pays,
  • la taxe poids lourds alsacienne (R-Pass) prévue pour 2025,
  • etc.

Le calcul des frais de déplacement d’un chauffeur routier est un enjeu de taille pour les transporteurs. En effet, sans un bon calcul de ces frais, il est difficile d’accéder à une rentabilité maximale. Grâce à une bonne gestion des dépenses et à une optimisation de la fiscalité, il est possible pour les employeurs de réaliser plus de bénéfices.

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