Votre entreprise se développe, vous vous déplacez davantage et vous souhaitez rationnaliser la gestion des notes de frais ? Pour que vos collaborateurs et votre comptable gagnent un temps précieux, il existe une solution intégrée : une carte de paiement associée à son logiciel de gestion sur-mesure. Rencontre avec Loïc Indart, 35 ans, chargé de projet et de développement qui a contribué au développement d’une application de gestion pour C2A.

Loïc, pourquoi créer un logiciel de gestion associé à la carte C2A ?

Notre carte de paiement peut tout à fait fonctionner avec un logiciel de gestion des notes de frais classique. Mais quand une entreprise change sa politique voyages et choisit d’adopter une carte d’entreprise pour ses collaborateurs (au lieu de fonctionner sur un système d’avance de frais), elle n’a pas forcément le logiciel adapté. Or, chaque entreprise a des besoins spécifiques, liés à son secteur, à sa taille, à ses projets de développement. Par ailleurs, les TPE et PME ne souhaitent pas forcément s’équiper d’un logiciel de gestion de notes de frais traditionnel, un peu lourd à gérer et pouvant manquer de la souplesse requise pour une petite entreprise.

De quels types de besoins parlez-vous ?

Ils sont de différentes natures. Il faut être en mesure de pouvoir gérer une catégorisation avancée des dépenses, renseigner et collecter les informations détaillées de chaque dépense, proposer une interface et des outils destinés à la gestion comptable des notes de frais. Un logiciel de gestion a, s’il est bien configuré, une dimension analytique.

Les données récoltées ont une vraie valeur stratégique pour évaluer la pertinence de certains investissements (fréquence des déplacements, dépenses liées au client, budgets alloués et objectifs visés).

Vous évoquez la notion de configuration ?

On doit pouvoir gérer des catégories de dépenses, selon qu’il s’agit d’hôtellerie, de restauration, de déplacements, d’achats divers. Nous avons également créé une ligne de classement transverse qui qualifie les centres de coûts.

Ces deux lignes -catégories de dépenses et centres de coûts- sont complémentaires. On peut paramétrer ces données en fonction des objectifs de l’entreprise. Notre système de tags permet d’attribuer certaines dépenses à tel ou tel projet pour mesurer son coût total en termes de dépenses.

Plus spécifiquement, le comptable a besoin de standardiser et automatiser la collecte des notes de frais. Il doit pouvoir également générer et disposer d’un fichier synthétisant toutes les informations liées aux dépenses, fichier pouvant être adapté  pour intégration dans son logiciel de comptabilité.

Vous exprimez un besoin comptable. Et côté utilisateur qu’apportez-vous ?

L’utilisateur, qu’on appelle porteur, doit pouvoir saisir le plus simplement possible ses notes de frais. C’est pourquoi nous lui proposons une assistance à la saisie via une pré-saisie automatique en accord avec la politique de dépense de l’entreprise. Nous remontons également automatiquement dans ses notes de frais toutes les informations des dépenses effectuées dans le réseau partenaire C2A.

Un autre exemple d’adaptation du logiciel aux besoins du client ?

Nous avons constaté un besoin d’éclater la dépense de manière très précise pour faciliter le travail du comptable en matière de calcul de la TVA en fonction de certaines dépenses. Si cette répartition est préparée en amont, tout est plus fluide au moment des bilans.

Nous avons également mis en place un système permettant de collecter et d’associer les dépenses à des alertes kilométriques. Avec notre aide, le comptable paramètre le système pour que le porteur de la carte soit invité à remplir certaines cases permettant à l’entreprise de suivre très finement les dépenses en fonction des déplacements. Ce système favorise une meilleure gestion de la flotte, permet d’établir des statistiques et contribue à limiter la fraude grâce à un suivi au plus près.

Nous avons aussi rendu possible la gestion de règlements non reliés à la carte C2A. Je m’explique : si la carte a été bridée et que le porteur a besoin de faire un achat imprévu (lié aux impondérables du voyage), il peut régler sur ses fonds propres ou via une autre carte corporate et intégrer cette dépense en direct grâce à la plateforme de gestion car l’outil a été paramétré en amont pour gérer ce type de transaction.

Nous aidons le client à paramétrer l’outil pour qu’il serve ses objectifs en proposant une formation agréée avec possibilité de prise en charge par les fonds de formation.

Que pourriez-vous nous dire d’autre sur la carte C2A ?

Les avantages sont nombreux : en plus d’avoir un logiciel de gestion des notes de frais en adéquation avec les besoins de nos clients, nous leur permettons de bénéficier d’un réseau partenaire de stations-services dans 8 pays qui offre des remises sur le carburant et une facture mensuelle enrichie de toutes les infos nécessaires au suivi opérationnel et aux déclarations fiscales. La facturation mensuelle est très précieuse pour s’acquitter avec sérénité de la TVA qui peut s’avérer complexe à calculer (en fonction des différents produits et services concernés mais aussi à l’international).

Je dirais que la solution de gestion de notes de frais C2A est agile car elle s’adapte à la taille du client et à ses besoins spécifiques.