Aujourd’hui, la mobilité des entreprises, sur le territoire national ainsi qu’à l’international, est facilitée grâce aux développements de nombreuses connexions entre les différents acteurs. Le coût de transport, essentiellement du transport aérien, étant réduit, les entreprises hésitent moins à sortir du cadre imposé d’un périmètre géographique réduit.

Les clients C2A nous font souvent part de leur volonté de rester flexibles en matière de voyages professionnels. Le besoin de flexibilité, ainsi que celui de contrôle, les ont souvent conduit à adopter la solution C2A.

Tant les petites que les grandes entreprises peuvent bénéficier des nombreux avantages d’une politique de voyage claire à destination des salariés. Il s’agit avant tout d’un moyen efficace pour économiser de l’argent, peu compliqué à mettre en place grâce aux outils de contrôle et de suivi adaptés disponibles sur le marché, comme la carte C2A et ses services associés.

Une fois la politique de voyage mise en place, comment être certain qu’elle soit respectée ?

La solution C2A a été conçue afin d’empêcher tout écart:

  • Le client autorise uniquement les dépenses nécessaires à son activité (carburant, péage, hôtel, matériel informatique etc.)
  • Tout autre type de dépense sera refusé
  • En cas de besoin exceptionnel, le client peut toutefois débloquer une dépense imprévue

Le paramétrage de cartes reste souple et évolutif afin de correspondre aux besoins de chaque client au moment présent. La plateforme en ligne permet de modifier certains paramétrages et gérer certaines évolutions de cartes en temps réel.

Le suivi des dépenses en ligne 

Une politique de voyage doit être respectée et les dépenses des salariés suivies. Avec la solution C2A les managers vérifient les dépenses de leurs salariés en temps réel. Ils consultent les dépenses réalisées, tout comme celles qui ont été refusées en tant que dépenses non conformes, par exemple. Ils peuvent ainsi agir sans avoir à subir la conséquence d’une dépense non autorisée payée.

Il peut s’avérer, toutefois, que le manager n’avait pas prévu tous les cas de figure et son employé doit, par exemple, réaliser un achat sur Internet.

Dans ce cas, le client a la possibilité d’adapter le paramétrage de ses cartes et d’autoriser, ponctuellement ou définitivement, un nouveau type de dépense.

La solution C2A garantit le contrôle des dépenses dans un cadre souple et évolutif en fonction des besoins de chaque client.

Un carburant moins cher

Le but final d’une bonne politique de voyage est la création d’économies pour l’entreprise. Le carburant étant le poste budgétaire majeur, il est essentiel de pouvoir l’optimiser.

La solution C2A bénéficie d’un avantage indéniable par rapport aux autres solutions de paiement. Elle donne l’accès à un réseau de stations-service partenaires avec l’émission d’une facture unique digitalisée. Le réseau partenaire C2A est un réseau européen avec des stations low- cost et premium. Les clients utilisent l’application MyC2A Check disponible sur leurs smartphones, se laissent guider vers la station service choisi et:

  • accèdent à un carburant low-cost
  • bénéficient de remises attractives
  • reçoivent une facture unique  leur permettant de récupérer la TVA

Le budget carburant étant réduit, les salariés voyagent librement dans le cadre qui leur est imposé.

Savez-vous que ?

Afin de sécuriser le périmètre de la politique de voyage mise en place, chaque entreprise met en place ses propres moyens de contrôle.

En plus des paramétrages, la solution C2A permet de fixer les plafonds de dépenses en fonction du budget déterminé, d’une zone géographique sélectionnée (ex. France uniquement) ou d’une période (par exemple la carte peut être bloquée le week-end).

En cas de besoin, ces plafonds peuvent être levés ou modifiés.

La solution C2A est une solution complète : elle va du choix des dépenses autorisées, au travers leur paiement, jusqu’à leur intégration comptable.

Le logiciel MyC2A Inpensa, développé par C2A, est  une solution globale de gestion et d’automatisation des frais professionnels. Cet outil, disponible via une application pour les salariés, permet de traiter les dépenses faites avec les cartes C2A mais également avec les autres moyens de paiement.

Le département comptabilité peut donc intégrer automatiquement  les notes de frais  sans ressaisie.

Ainsi, l’entreprise s’assure que toutes les dépenses correspondent à sa politique de déplacement, et allège les tâches administratives.

Une bonne politique de voyage accompagnée d’un outil de contrôle et de suivi permettant de réaliser des économies: c’est la réponse à la problématique de nombreuses sociétés.

Avec la solution C2A l’entreprise maîtrise et réduit le coût de sa mobilité.

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