La mobilité occasionne de nombreux frais dont les montants peuvent facilement atteindre des sommets. Par facilité, certaines entreprises choisissent la solution d’avance de frais par leurs salariés.

Les frais professionnelles sont donc engagés par le salarié non par envie personnelle, mais pour répondre le plus souvent à une mission d’ordre professionnel. Il appartient donc à l’employeur d’en assurer le remboursement dans la mesure où le salarié puisse justifier précisément la nature et le montant des dépenses. Le remboursement se fait alors sur présentation des justificatifs (factures en bonne et due forme) en remplissant, le plus souvent, un formulaire Excel  « notes de frais ».

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Les salariés sont généralement peu satisfaits de cette solution : ils doivent anticiper des montants importants dont les remboursements traînent parfois à venir. De plus, à chaque dépense engagée il y a risque de perdre la facture et avec elle également la possibilité de récupérer l’argent avancé. Et des factures, il y en a plein : facture d’une réservation de vol, d’une location de véhicule, d’une nuit d’hôtel, une facture de restaurant…

Soucieuses de mieux encadrer les frais professionnels et d’en maîtriser davantage les coûts, un grand nombre d’entreprises n’hésitent plus à adopter des solutions qui évitent aux salariés d’avancer les frais.

Ainsi, les salariés itinérants disposent souvent d’un véhicule de service (ce qui exonère l’employeur de payer des frais kilométriques) avec une carte carburant multi-service C2A .

La carte C2A est utilisable partout, puisque acceptée dans le réseau MasterCard, soit quelques 16 millions de points de vente en Europe. Cependant, l’entreprise choisit le type de dépenses adéquates pour ses salariés (carburant, péage, hôtel, restaurant, achat Internet…). Ce paramétrage s’effectue en ligne grâce à une plateforme sécurisée. Les dépenses non autorisées sont refusées, excluant tout type d’abus et dépassement de budget.

Grâce au compte de paiement approvisionné par le manager depuis son espace client, la société maîtrise entièrement les budgets alloués à ses collaborateurs et dispose d’un suivi en temps réel de toutes les dépenses réalisées.

De plus, C2A a développé un réseau européen de partenaires permettant de transformer le ticket CB en une facture mensuelle digitalisée pour simplifier la récupération de la TVA et donc alléger les tâches administratives.

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Quelles sont les avantages pour une entreprise d’adopter la solution C2A?

1. La carte C2A limite les coûts grâce à son réseau de partenaires

2. Elle offre à l’employer une parfaite maîtrise des dépenses en amont

3. La carte C2A fait diminuer le temps de traitement des notes de frais

Pour les salariés, les bénéfices sont également nombreux.

Il n’y a plus d’avance de frais de leur part et le logiciel de gestion de notes de frais leur simplifie les tâches administratives et leur fait gagner du temps. Les services mobiles C2A leur permettent de se géo-localiser, de trouver la station-service à proximité et d’y être guidé via GPS.

Il en résulte plus d’autonomie, plus de simplicité avec des interfaces intuitives et au final plus de productivité pour tout le monde.

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