Nous avons déjà abordé dans ce blog les différentes façons de payer les frais de mobilité. Certaines entreprises choisissent par facilité la solution d’avance de frais par les salariés. Dans d’autres cas cependant, l’entreprise laisse à la charge du salarié la liberté d’utiliser un forfait pour couvrir ses frais de déplacement. Celui-ci apparaît chaque mois sur le bulletin de paie, qu’il soit ou non en déplacement. Mais la mise en place de cette solution n’est pas si simple.

Dans le cas où l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, il doit en comparer le montant aux limites d’exonération revalorisées chaque année prévues pour les frais suivants :

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  • repas au restaurant, lorsque le salarié est en déplacement professionnel ou repas hors des locaux de l’entreprise
  • frais kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule ;
  • allocations destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle
  • etc.
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L’employeur n’a pas à justifier ces dépenses mais il doit pouvoir démontrer que l’application des allocations correspond aux situations de fait.

Quant au versement des indemnités kilométriques ou le remboursement des frais réels, ceux-ci bénéficient d’une exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu s’ils respectent les conditions d’exonération. Ils doivent alors figurer sur une ligne distincte au bas du bulletin de paie dans les rubriques venant uniquement réduire le montant net à payer.

La solution du forfait juste n’est pas facile à calculer. Elle peut parfois avantager le salarié et l’entreprise dépense donc plus qu’elle ne le devrait.

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Pourquoi ne pas adopter plutôt une solution permettant de dépenser uniquement les frais qui doivent réellement être engagés, en bénéficiant de leur parfaite maîtrise grâce aux outils de gestion en ligne ?

La solution C2A permet aux entreprises de réduire leurs coûts liés à la mobilité grâce à l’utilisation d’une solution globale, depuis le paiement jusqu’au traitement comptable.

Associée à un outil de gestion des notes de frais, cette solution flexible permet à l’entreprise de maîtriser toute la chaîne des dépenses engagés.