Et si on demandait à chacun son avis : patron, collaborateur en déplacement, comptable ? C2A travaille main dans la main avec ses clients pour adapter ses solutions de gestion des notes de frais à leurs besoins. Compte-rendu d’une collaboration réussie entre C2A et un de ses clients historiques. Rencontre avec Mélanie Rodriguez Lartigue, comptable chez Négométal.

Mélanie, pour vous, qu’est-ce qui fait un bon logiciel de gestion de notes de frais ?

C’est très simple, c’est un outil qui me fait gagner du temps ! Disons qu’un logiciel de gestion bien paramétré permet de limiter la saisie et de privilégier l’analyse des dépenses. Il est donc important d’avoir un logiciel de gestion des notes de frais basé sur ses réalités.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui a un grand nombre de frais avec différents pourcentages de TVA et coefficients de déduction à gérer. Il est important que ces spécificités soient intégrées en amont et que le salarié en déplacement puisse entrer les bonnes données au bon endroit. D’ailleurs, la TVA n’est pas récupérable sur toutes les dépenses donc si en amont j’ai créé toutes les bonnes cases, ce travail est prémâché et c’est ça de moins à faire au moment de la saisie. Il faut aussi pouvoir distinguer la ventilation entre charges et TVA.

En quoi la collaboration avec C2A sur le logiciel vous a permis d’adapter les outils de gestion à vos besoins spécifiques ?

Chaque entreprise a des besoins définis par son marché et son propre plan comptable. Je fais une petite parenthèse : il arrive même qu’à l’intérieur d’un même groupe, les différentes entités aient des plans comptables différents. Les gros logiciels de gestion traditionnels n’ont pas forcément la bonne capacité d’adaptation.

Mais revenons aux besoins d’une entreprise de type TPE /PME. Elle gère, en général, un grand nombre de frais de restauration inférieurs à 150 €. Par conséquent, il y a un grand nombre de tickets allégés à traiter. Les informations relatives aux HT, TCC et % de TVA ne sont pas toujours clairement mentionnées sur ces tickets, ce qui rend l’établissement des notes de frais par les salariés difficiles. De ce fait, leur fiche de note de frais n’est pas exploitable en l’état par le service comptable pour une saisie correcte de la TVA à déduire.

Si le logiciel est bien paramétré, d’une part on récupère les informations en direct, via l’utilisation de la carte C2A, d’autre part le porteur de la carte peut placer les bonnes infos dans les bonnes cases. Les éléments nécessaires à une bonne écriture sont ainsi calculés (HT, TTC et TVA) plus facilement. Bien sûr, dans l’absolu le calcul n’est pas très compliqué (il s’agit d’une soustraction et d’une multiplication !) mais sur le nombre, cela peut s’avérer très chronophage pour la comptabilité.

Dans certains cas, sur une même facture, on doit distinguer une TVA à 10 % et une TVA à 20 %. Le logiciel permet au porteur de la carte de renseigner les bonnes informations pour fluidifier tout le processus. Ainsi, grâce à un paramétrage pertinent du cadre de recueil des données, on limite la saisie et on accorde ce temps au contrôle et à l’analyse.

De quelle façon avez-vous travaillé à la personnalisation de votre logiciel ?

En dehors de toutes les précisions utiles à notre secteur d’activité, nous avons également travaillé sur les libellés afin qu’ils soient parlants aussi bien pour les porteurs de cartes que pour le service comptabilité. Il nous arrive de parler de la même chose mais avec des termes distincts et alors on peine à se comprendre ! Cette rationalisation des éléments de langage permet une meilleure communication interne, entre salariés en déplacement et service comptabilité.

En bref, quel a été le processus de collaboration entre C2A et vous ?

Nous avons créé ensemble la bonne structure pour le logiciel afin de limiter la saisie et de favoriser l’analyse des données. Je crois que l’intérêt de cet outil de gestion intégré à la carte est qu’il est éminemment adaptable. On peut y intégrer toutes nos références internes. C2A s’est vraiment adapté à notre plan comptable !