Vous trouvez le remboursement des notes de frais laborieux et chronophage ? Employeurs, vous craignez le risque d’erreurs ou de fraude ? Collaborateurs en mobilité, les avances vous stressent et vous avez peur de perdre vos tickets ? Faire vos demandes de remboursement de notes de frais vous prend un temps fou ? La prime forfaitaire serait-elle une meilleure option ? Et s’il y avait une autre solution à laquelle vous n’avez pas encore pensé ? On se la réserve pour la fin.

Avance de frais : avantages et inconvénients

Bien sûr, le système de remboursement sur présentation des pièces justificatives permet un remboursement au plus juste… mais c’est sans compter les risques d’erreur, de perte et le temps passé à les déclarer. C’est compter sans les coûts cachés. On peut aussi intégrer à cette équation la dimension humaine, c’est-à-dire le stress d’avoir à faire l’avance des frais, ce qui implique l’avance de trésorerie sur son compte bancaire personnel.

Bien entendu, le remboursement des frais réels ou le versement d’indemnités kilométriques bénéficient d’une exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu s’ils respectent les conditions d’exonération. Le remboursement des indemnités kilométriques (calculé selon le barème en vigueur) peut s’avérer avantageux pour le salarié car il prend en compte l’usure du véhicule et son entretien et, en cas de nombreux déplacements, les sommes peuvent être élevées. Mais par conséquent, le salarié a la responsabilité du bon fonctionnement de son véhicule, ce qui peut s’avérer coûteux (c’est alors avantageux pour l’entreprise).

Frais de déplacement : la prime forfaitaire

Compte tenu de toutes ces complications, certains commerciaux apprécient le régime forfaitaire car il met en place une prime récurrente, qu’il y ait ou non déplacement. Mais attention, les deux partis doivent se mettre d’accord sur le montant du forfait, en fonction du type de déplacements et de leur fréquence. Il faut aussi régulièrement réévaluer ce forfait en fonction du coût de la vie.

Attention, cette prime faisant partie intégrante du salaire, elle est soumise à taxation. Au final, on peut en conclure qu’il s’agit d’une solution approximative dans la mesure où l’une ou l’autre partie (salarié ou entreprise) peuvent se sentir, à un moment donné, perdants.

Frais de déplacements : et si on changeait de système ?

Si on fait un petit bilan rapide, le remboursement des frais réels est juste au plan financier mais il est stressant et chronophage. La prime forfaitaire est simple à mettre en place et elle est pratique mais elle est taxée et parfois, elle peut s’avérer insuffisante selon qu’elle a été mal négociée ou insuffisamment réévaluée.

Ne faisons pas durer le suspense plus longtemps. Il existe une alternative à ces deux solutions : la carte C2A. En effet, cette carte intelligente permet de centraliser toutes les dépenses professionnelles et de gérer l’ensemble des notes de frais de façon simple et automatique. Elle intègre le contrôle et le suivi des dépenses qui sont accessibles en temps réel via la plateforme électronique de C2A. Avec le nouveau logiciel de gestion des notes de frais associé à la carte C2A, vous avez la possibilité d’intégrer et de paramétrer le plan comptable de votre entreprise.

Bien entendu, la carte est paramétrée pour que le seuil défini en amont ne soit pas dépassé. Grâce à ce système complet, le salarié n’a pas à avancer les frais et l’entreprise possède un contrôle accru de l’ensemble des dépenses réalisées. Tous les acteurs de la chaîne sont sécurisés, jusqu’au directeur financier qui peut mieux maîtriser son budget déplacement.