La carte carburant est un moyen simple et pratique de gérer les dépenses en carburant d'une entreprise, tout en apportant un confort quotidien aux salariés. Les entreprises plébiscitent de plus en plus ce moyen de paiement, mais vous faites peut-être partie de ceux qui s'interrogent sur leur sécurisation et qui hésitent à franchir le pas. Quels sont les risques de fraude ? Comment éviter les utilisations abusives ? Ces quelques explications vous permettront d'y voir plus clair... et vous rassureront surement !
La carte carburant, appelée également carte essence, est un moyen de paiement que l'entreprise achète à un fournisseur de carburant et qu'elle attribue à un salarié (ou à un véhicule). Elle permet à l'employeur de simplifier et de contrôler la gestion des frais de carburant de ses collaborateurs, dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Quant au salarié, il évite l'avance des frais à la pompe, la contrainte des notes de frais à établir mensuellement, et l'attente parfois longue du remboursement.
Cet allié des conducteurs réguliers peut également prendre la forme d'une carte carburant multi-services, telle que la carte de paiement C2A (Compagnie de l'Arc Atlantique), qui répond aux besoins spécifiques du monde du transport, quelle que soit la taille de la flotte de véhicules. En plus du paiement de l'essence ou du gasoil, cette carte permet de régler d'autres frais liés aux déplacements (péages, parkings, réservations de ferries ou Eurotunnel, lavage...).
L'usage des cartes carburant continue à susciter quelques inquiétudes au sein des entreprises, mais des moyens fiables existent pour prévenir différents types de risques.
Le vol des cartes essence transport par un particulier malintentionné ou par un réseau de trafiquants est un acte de plus en plus répandu actuellement en raison de la hausse des prix du carburant. C'est au sein des équipes que l'on observe le plus de falsifications, soit pour compenser la frustration d'un salaire que l'on estime trop faible au regard de son investissement, soit pour s'attribuer quelques avantages annexes, soit tout simplement par erreur. Les abus concernent autant les employés que les cadres, et seraient plus fréquents dans les TPE et PME que dans les grands groupes, d'après une enquête de 2016.
Parmi les tricheries les plus courantes à la carte carburant, on relève l'utilisation de la carte pendant le week-end, les achats personnels, les fausses factures de taxi ou de restaurant, les factures antidatées... et même la collecte de tickets de caisse pour gonfler sa note de frais ! Les sommes sont souvent minimes (de 10 à 50 €), mais leur cumul peut représenter un coût important pour l'entreprise, et altérer définitivement la confiance de l'employeur envers son collaborateur. Une fraude à la note de frais est d'ailleurs considérée comme une faute grave susceptible d'entraîner un licenciement.
Mais il faut savoir, même si l'idée ne nous vient pas spontanément à l'esprit, que l'employeur peut également être à l'origine de la fraude. Ces dérives comptables prennent la forme de remboursements de frais masquant des compléments de salaires ou des primes, et rentrent dans le cadre de la fraude fiscale.
Permettre aux entreprises clientes de gagner en sécurité en luttant contre les abus fait partie des objectifs des fournisseurs de cartes, dont C2A. Loin de se limiter à une "chasse à l'arnaque", cette démarche préventive constitue un processus "gagnant-gagnant". Le fait d'attribuer au salarié une carte carburant, une carte carburant multi-services ou une carte professionnelle multi-services permet en effet de lui faciliter la vie lors de ses déplacements, de lui apporter confort et sérénité pour ses trajets et de lui libérer du temps pour se consacrer pleinement à sa mission. En le responsabilisant, cette marque de confiance peut également encourager sa loyauté et son investissement.
Face au constat que la fraude coûte en moyenne 50 € par mois et par salarié, C2A a pour objectif de sécuriser au maximum l'utilisation de ses cartes carburant multi-services, par différents moyens :