Les déplacements de vos collaborateurs représentent une part importante du budget de votre entreprise. Disposer d’une politique de voyage optimisée peut s’avérer non négligeable pour une gestion budgétaire au point.

« Politique voyage » c’est quoi exactement ?

Il s’agit tout simplement d’un règlement intérieur qui régule l’organisation et les frais des voyages professionnels des collaborateurs. Certaines entreprises n’en ont tout simplement pas et d’autres peuvent rédiger un règlement trop compliqué. Quelles sont donc les règles à observer ?

Voici les 3 principaux conseils de C2A afin d’améliorer votre politique de voyage.

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  • Évitez une politique de voyage trop compliquée et trop stricte !
    • En effet, cela peut décourager le salarié à l’appliquer et vous ne serez pas en mesure de lui imposer le cadre défini
  • Evaluez la fraude interne : contrôlez !
    • Si les règles énoncées sont claires, le contrôle doit être aisé. Les outils proposés par C2A peuvent s’avérer nécessaires afin de visualiser les transactions de votre personnel mobile et effectuer un contrôle efficace.
  • Ne sous-estimez plus le temps de traitement d’une note de frais
    • Si le temps de traitement par note de frais estimé est de 20 minutes, le logiciel MyC2A Inpensa vous permet de le réduire efficacement.
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Le contrôle est le socle de la solution C2A. En fonction de sa politique de voyage, le client créé sa carte sur mesure en appliquant le cadre défini:

  • Le manager choisit le type de dépenses qu’il souhaite autoriser à ses salariés (carburant, péage, hôtel, restaurant, Internet…)
  • Il définit les périodes d’utilisation de ses cartes (ex. la carte peut être bloquée pendant le week-end)
  • Il identifie également les pays autorisés & fixe les limites des dépenses

Pour terminer, il décide du montant dont il souhaite faire disposer ses salariés et gère cette trésorerie en temps réel et en fonction de ses besoins.

Avec la banque en ligne et la plateforme de gestion de cartes, le manager gère les dépenses effectuées et modifie les options des cartes en temps réel.

Pour simplifier la gestion des dépenses en situation de mobilité C2A a développé le service mobile MyC2A CHECK. Il s’agit de l’un des services connectés à la carte C2A qui permet, directement depuis le smartphone de l’utilisateur, de :

  • Consulter le solde disponible sur la carte C2A afin de pouvoir effectuer les achats professionnels, conformément à la politique de voyages de l’entreprise
  • Trouver la station-service la moins chère et la plus proche de son point de géolocalisation et de s’y laisser guider
  • Faire ses notes de frais en quelques clics partout où il se trouve (MyC2A Inpensa)

Temps réel avec MyC2A Inpensa

Avoir la maîtrise de toutes les dépenses est désormais possible grâce au logiciel MyC2A Inpensa. En tant que manager, vous bénéficiez du temps réel  pour :

  • accéder à toutes les dépenses de vos collaborateurs
  • trier et exporter les données en fonction de vos besoins
  • centraliser toutes les dépenses dans un seul outil (même celles réglées avec un autre moyen de paiement)

Vos collaborateurs mobiles, quant à eux, peuvent gérer leurs notes de frais via leur smartphone quand et où ils le souhaitent.

Vous pouvez désormais découvrir toutes les fonctionnalités de MyC2A Inpensa en bénéficiant de la gratuité pendant 12 mois.

Pour en savoir plus sur MyC2A Inpensa contactez votre conseiller ou customerservice@c2a-card.com

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Appliquer la politique de voyage de votre entreprise avec aisance est désormais possible grâce à la solution C2A: gérez et contrôlez les dépenses de vos collaborateurs en temps réel et modifiez leurs options en fonction de leurs besoins réels.

Gardez la main tout en restant flexible!