La gestion des notes de frais concerne la plupart des entreprises et peut encore poser de nombreuses difficultés.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Pour répondre avec simplicité, il s’agit de toute dépense engagée par le salarié ou le chef d’entreprise dans le cadre d’une mission professionnelle.

Nous parlons dans ce cas uniquement des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de son activité.

De plus, toute note de frais doit être appuyée par un justificatif prouvant le caractère réel de la dépense.

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En ce qui concerne le remboursement de ces frais, actuellement 3 systèmes existent :

  • le remboursement des frais réels
  • le remboursement des frais au forfait
  • ou la déduction supplémentaire pour frais professionnels.

Il est essentiel que l’entreprise organise en amont comment elle souhaite gérer ses notes de frais et décide non seulement quel type de dépenses elle va rembourser (carburant, péage, restaurant, hébergement etc.) mais aussi quel sera le système de validation et de contrôle mis en place.

De nos jours encore 80% des salariés* utilisent des fichiers Excel et risquent de perdre leurs justificatifs en attendant la fin du mois. (*Sources enquêtes nationales TTP (2016) et GTBA (2015)).

C’est dans ce contexte que la carte C2A répond à plusieurs éléments de gestion des notes de frais.

Souhaitant proposer une réponse globale à nos clients,  C2A développe une solution de paiement complète qui réduit le coût des déplacements, divise le temps de gestion des dépenses et simplifie le traitement des frais professionnels.

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Avec la carte C2A toute dépense est sélectionnée et paramétrée en amont par le manager. C’est lui qui décide et choisit les dépenses autorisées. Les autres types de dépenses ne pourront tout simplement pas être payés par la carte C2A.

De plus, les dépenses réalisées (même celles qui ont été refusées) sont visibles en temps réel sur la plateforme en ligne.

Le paramétrage de ces dépenses est évolutif et peut être modifié directement sur cette même plateforme sécurisée par le client lui-même.

La solution C2A assure la chaîne complète allant du paiement de la dépense jusqu’à son export comptable.

C2A a développé le logiciel MyC2A Inpensa qui permet de faire ses notes de frais en quelques clics.

MyC2A Inpensa fait le lien entre la dépense effectuée par la carte C2A et le plan comptable de l’entreprise. De plus, toutes les dépenses, même celles payées avec un autre moyen de paiement, peuvent être traitées par ce logiciel.

Les salariés en déplacement doivent tout simplement enrichir leurs transactions en complétant certaines données et enregistrer le kilométrage, si cette option est demandée par leur manager.

Une photo de ticket de caisse numérisé associée à la transaction complète les dépenses réalisées. Le comptable n’a plus qu’à valider et exporter dans son logiciel comptable.

Avec la solution C2A, nos clients ayant une flotte de véhicules ne perdent pas leur temps. Et il en résulte une meilleure productivité pour la société !

Afin de simplifier la vie de ses clients, C2A leur propose de découvrir l’utilisation de ce logiciel gratuitement pendant 1 an.

Vous aussi, testez notre solution, contactez-nous pour en savoir plus.